OYAK Beton: 150 Excel Tablosundan Tek Quantrix Bütçe Modeline

Türkiye’nin en büyük hazır beton üreticilerinden OYAK Beton, 2018’de Excel bütçesini tek bir Quantrix modeline taşıdı. Excel bütçesi, birbirine bağlı 10 dosyada 150’den fazla tabloya ve 150.000’den fazla formüle ulaşmıştı. Eğitim ve danışmanlık desteğimizle beş kişilik bir ekip, bütçenin tamamını Quantrix’te 10 günde hazırladı. Daha önce bütçe hazırlığı üç ay sürüyordu.

Excel bütçesindeki sorun neydi?

OYAK Beton 6 bölgede 60 tesis işletiyor ve köprü, metro, tünel, yol ve havalimanı gibi büyük altyapı projelerine beton sağlıyor. Yönetim her tesis için ayrı bir bütçe ve bunun bölgelere ve şirkete toplanmasını istiyordu. Excel bütçesi bunu sağlayamıyordu:

• 10 bağlantılı dosyada 150’den fazla Excel tablosu
• 150.000’den fazla formül
• her tesis için ayrı bütçe yoktu: rakamlar yalnızca bölge seviyesinde toplanıyordu
• elle veri konsolidasyonu ve yaklaşık üç ay süren bir bütçe dönemi
• denetlemesi zor bir model

Quantrix bütçe modeli neleri kapsıyor?

Müşteri modelleri gizlidir. Bu sayfadaki ekran görüntüleri, benzer yapıda ve yalnızca örnek amacıyla hazırlanmış bir demo modeli göstermektedir. Modeldeki tüm şirket adları ve rakamlar gerçek değildir.

Excel bütçesinin kapsadığı her şeyi, tek bir dosyada. Modelin boyutları bölgelere göre gruplanmış tesisler, ürünler, aylar ve senaryolardır. Her tesis için şunları hesaplar:

• satış ve üretim hacimleri, satın alınan beton, kendi veya taşeron mikser ve pompalarla taşıma ve pompalama
• ciro ve hammadde maliyetleri: çimento, kül, cüruf, kum, agrega ve katkı
• ana marj, değişken üretim ve taşıma maliyetleri, sabit maliyetler
• satış ve genel yönetim giderleri; merkez giderlerinin bölgelere dağıtımı dahil
• faaliyet kârı, EBIT ve EBITDA

Bölge ve şirket toplamları ayrıca hazırlanmaz. Bunlar aynı modelin farklı görünümleridir; bir tesiste yapılan değişiklik bölgesinde ve şirket bütçesinde anında görünür. Muhasebe verileri entegre hesap planıyla modele alınır.

Model ayrıca şunları getirdi:

• kurumsal, bölgesel ve tesis maliyetleri için ayrı veri giriş şablonları
• merkez genel giderlerinin önce bölgelere, ardından tesislere otomatik dağıtımı
• her hesap grubu ve alt grubu için seçim ve sunum aracı
• varsayım ve hesaplama matrislerinin kesin ayrımı
• entegre senaryo (what-if) analizi
• üst yönetim için dinamik sunum ve raporlar

Model ne kadar büyük?

	Excel bütçesi	Quantrix modeli
Dosyalar	10 bağlantılı dosya	1 dosya
Yapı	150 Excel tablosu	1 çok boyutlu model
Tesis bütçeleri	yok; yalnızca bölge toplamları	her tesis için bütçe; bölge ve şirket seviyesinde toplama
Formüller	150.000’den fazla	bir Quantrix formülü ortalama 1.440 Excel formülünün yerini alır

Formül sayısı neden bu kadar az?

Çünkü her formül bir kez yazılır ve tüm tesislere, ürünlere, aylara ve senaryolara uygulanır. Formüllerde ekibin kendi Türkçe terimleri kullanıldı; böylece finans ekibi formülleri okuyup kontrol edebildi. Demo modelde beton satışı satırı şöyledir:

Beton Satis = Satis Hacimleri Mikser::Ozmal veya taseron satisi toplam:Beton Satis Hacmi

Yani beton satışı, kendi veya taşeron mikserlerle satılan toplam hacme eşittir. Bölge toplamları tek satırdır; örneğin Akdeniz bölgesi için Akdeniz = Butce::Sum of Akdeniz.

Bütçe 10 günde nasıl hazırlandı?

Eğitim ve danışmanlığı birleştirerek. OYAK Beton’dan beş kişi katıldı. Ekip Quantrix’i öğrenirken bütçe modeli Tahir Tahirov ile birlikte kuruldu. Modelin yapısını Tahir Tahirov belirledi: bütçenin hangi boyutlara ihtiyaç duyduğu, tesis, bölge ve şirket seviyelerinin nasıl bağlandığı ve her girdinin nereye ait olduğu. Ekip modeli onunla birlikte kurduğu için sonrasında modeli kendisi sürdürüp değiştirebildi.

Daha eğitim sırasında Quantrix’in gücünü fark ettik. Sayın Tahirov’un eğitim ve danışmanlık hizmetleri sayesinde bu kadar büyük ve karmaşık bir bütçeyi yalnızca 10 günde hazırlamayı başardık.

Müge Sevinç Mehmetoğlu, Kurumsal Bütçeden Sorumlu Finans Kontrolörü, OYAK Beton

İşletmeye ne kazandırdı?

• Zaman: bütçe dönemi üç aydan on güne indi.
• Hatalar: tesisler arasında kopyalanan formül yok; hiçbir tesis fark edilmeden farklı bir mantık kullanamaz.
• Görünürlük: yönetim herhangi bir tesisi, bölgeyi veya şirketin tamamını aynı rakamlardan görür.

Bu yaklaşım çok lokasyonlu diğer işletmeler için de geçerli mi?

Evet. Birçok tesis, fabrika, mağaza veya liman için aynı şekilde bütçe hazırlayan her işletme Excel’de aynı sorunla karşılaşır: yapı her lokasyon için yeniden kopyalanır. Quantrix’te lokasyonlar tek bir modelin bir boyutudur. Aynı yaklaşım Global Ports Holding’de liman operasyonları ve Magnum Cash & Carry’de perakende bütçeleme için kullanılıyor. Quantrix’in neden Excel’e güçlü bir alternatif olduğunu inceleyin veya eğitim ve model geliştirme hizmetlerimize göz atın.