Großes Budgetmodell für den Handel in Quantrix: 500 Millionen Zellen, 127 Formeln, keine Tabellengrenzen

Kurz gesagt: Im Handelsbudget stößt Excel an seine Grenzen. Jede Filiale, jede Warengruppe und jede Woche vervielfacht die Zahl der Zellen, bis die Arbeitsmappe auf viele verknüpfte Dateien verteilt ist, die minutenlang laden und denen niemand mehr ganz vertraut. Genau an diesem Punkt kommen viele unserer Kunden zu Quantrix. Dieses kostenlose Demonstrationsmodell zeigt, warum: eine wöchentliche Warenplanung und Filial-GuV für eine fiktive Lebensmittelkette mit 240 Filialen, 30 Warengruppen, 52 Wochen, drei Jahren und drei Szenarien, 33 Millionen Zellen, berechnet von 127 Formeln. Danach haben wir dasselbe Modell auf 750 Filialen und 155 Warengruppen vergrößert, 500 Millionen Zellen, auf einem Laptop mit 16 GB Arbeitsspeicher, ohne eine einzige Formel zu ändern, und jedes Ergebnis stimmte weiterhin auf den Euro mit einer unabhängigen Nachrechnung überein. Das Modell prüft sich selbst, und Sie erhalten es kostenlos mit der 30-Tage-Testversion von Quantrix.

Das Wichtigste in Kürze

Größe	33 Millionen Zellen, 47 Matrizen, 127 Formeln; dieselben 127 Formeln mit 107 Millionen und 500 Millionen Zellen getestet
Filialen	240: 20 Hypermärkte, 90 Supermärkte, 100 Convenience-Filialen und 30 Discounter in 5 Regionen; 24 neue Filialen eröffnen in den drei Jahren
Warenstruktur	30 Warengruppen in 8 Abteilungen, von Obst und Gemüse bis Körperpflege
Zeit	52 Wochen pro Jahr im 4-4-5-Handelskalender (12 Perioden), 3 Jahre
Warenplanung	Umsatz, Preisabschriften, Inventurdifferenzen, Wareneinsatz, Rohertrag, Anfangs- und Endbestand, geplante Wareneingänge und Open to Buy (Einkaufslimit), je Filiale, Warengruppe und Woche
GuV	40 Kostenkonten der Filialen in 11 Gruppen, 7 zentrale Kostenstellen und 16 Projekte, auf die Filialen verteilt; GuV je Filiale, Format, Region und Unternehmen
Szenarien	Base · Upside (stärkeres Geschäft) · Downside (schwächeres Geschäft, verschobene und gestrichene Eröffnungen)
Ergebnisse Base, Jahr 1	Umsatz 2,53 Mrd. EUR · Rohertragsmarge 27,2 % · EBITDA 139,9 Mio. EUR (5,5 %) · Endbestand 4,2 Wochen Reichweite
Eingebaute Prüfungen	Umsatz-, Bestands- und Kontenzuordnungsbrücken, Bestandsuntergrenze, Verteilungsprüfungen; PASS in allen Szenarien und in jeder Größe
Verfügbarkeit	Kostenlos mit der 30-Tage-Testversion von Quantrix (Version mit 240 Filialen)
Sprache	Modell auf Englisch; alle Namen lassen sich übersetzen, zum Beispiel ins Deutsche

Warum wachsen Handelsbudgets aus Excel heraus?

Weil sich das Detail vervielfacht. Ein Excel-Tabellenblatt fasst bis zu 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten, doch ein Budget wird lange vor dieser Grenze unbrauchbar, weil jeder berechnete Wert eine eigene Formel ist, die gespeichert, neu berechnet und konsistent gehalten werden muss. Im Handel wachsen die Zahlen schnell: 240 Filialen × 30 Warengruppen × 52 Wochen × 3 Jahre × 3 Szenarien sind 3,4 Millionen Kombinationen, und jede braucht Umsatz, Marge, Bestand, Wareneingang und Open to Buy: etwa 30 Millionen Werte allein in der Warenplanung. Die Arbeitsmappe wird nach Region, Abteilung oder Jahr aufgeteilt, verknüpft, für jedes Szenario kopiert, und jede Regeländerung muss in allen Kopien wiederholt werden. Irgendwann ist die Datei zu langsam zum Öffnen, zu groß zum Versenden und zu riskant zum Ändern.

In Quantrix ist dieselbe Warenplanung neun Formeln. Filiale, Warengruppe, Woche, Jahr und Szenario sind Dimensionen eines einzigen Modells, und jede Formel wird einmal für alle geschrieben. Mehr Filialen oder mehr Warengruppen bedeuten mehr Elemente und mehr Daten, nicht mehr Formeln oder mehr Dateien.

Wie groß kann ein Quantrix-Modell werden?

Wir haben dieses Modell aus derselben Definition in drei Größen gebaut und nur die Zahl der Filialen und Warengruppen geändert:

Größe	Filialen × Warengruppen	Zellen	Vollständige Neuberechnung	Dateigröße
Demo (kostenlos mit der Testversion)	240 × 30	33 Millionen	37 Sekunden	60 MB
Groß	480 × 50	107 Millionen	108 Sekunden	180 MB
Sehr groß	750 × 155	500 Millionen	18 Minuten	743 MB

Vollständige Neuberechnung bedeutet: jede Zelle des Modells in allen drei Szenarien von Grund auf berechnet. Alle drei Größen liefen auf einem Laptop mit 16 GB Arbeitsspeicher; bei 500 Millionen Zellen belegte Quantrix 5 GB. In jeder Größe und in jedem Szenario stimmten die wichtigsten Ergebnisse auf den Euro mit einer unabhängigen Nachrechnung überein, und alle Prüfungen waren bestanden. Die vollständige Neuberechnung ist der langsamste Fall, nicht der Alltag: Quantrix berechnet nur die Zellen neu, die von einer Änderung betroffen sind; eine Änderung der Mietindexierung dauerte deshalb selbst bei 500 Millionen Zellen etwa 3 Sekunden.

Was muss ein Budgetmodell für den Handel leisten?

Ein Handelsplan hat zwei Hälften, die meist an verschiedenen Orten entstehen. Die Warenplanung (Merchandise Financial Planning, MFP) arbeitet je Filiale, Warengruppe und Woche: was sich verkauft, mit welcher Marge, wie viel Bestand nötig ist und wie viel die Einkäufer noch bestellen können. Das Controlling arbeitet je Filiale und Periode: Kosten, zentrale Gemeinkosten, Projekte und EBITDA. Liegen beide in getrennten Tabellen, kommt eine Änderung der Umsatzplanung spät, per Kopieren und Einfügen oder gar nicht in der GuV an.

Dieses Modell hält beide Hälften an einem Ort. Die wöchentliche Warenplanung speist die Filial-GuV direkt, und die Filial-GuV verdichtet sich zu Format, Region und Unternehmen. Ändern Sie einen Umsatztreiber, einen Margensatz oder die Bestandsvorgabe einer Warengruppe, und Filialen, GuV und Einkaufslimit bewegen sich gemeinsam.

Wie wird der Umsatz je Filiale, Warengruppe und Woche geplant?

Der Umsatz beginnt mit der Flächenproduktivität: einem wöchentlichen Umsatz je Quadratmeter nach Format und Warengruppe, multipliziert mit der Verkaufsfläche jeder Filiale. Diese Basis wird dann geformt durch:

1. Saisonalität je Abteilung und Woche, mit Spitzen im Sommer, zu Ostern und zu Weihnachten, im Jahresmittel 1,0. Die Wochen verdichten sich zu 12 Handelsperioden im 4-4-5-Kalender (zwei Vierwochenperioden, dann eine Fünfwochenperiode je Quartal), sodass jede Periode aus ganzen Wochen besteht und Jahre vergleichbar bleiben.
2. Wachstum: flächenbereinigtes Mengenwachstum und Preisinflation, Jahr für Jahr kumuliert.
3. Eröffnungstermine: Eine neue Filiale verkauft ab ihrer Eröffnungswoche; Kosten, Bestand, Abschreibung und Eröffnungsinvestition beginnen mit ihr.

Wie berechnet das Modell Marge, Bestand und Open to Buy?

Für jede Filiale, Warengruppe und Woche:

• Rohertragsmarge = Kalkulationsspanne − Preisabschriften − Inventurdifferenzen, jeweils als Satz je Warengruppe
• Endbestand zum Einstandswert = Ziel-Reichweite in Wochen × wöchentlicher Wareneinsatz
• Anfangsbestand = Endbestand der Vorwoche; Woche 1 eines neuen Jahres übernimmt Woche 52
• Geplante Wareneingänge = Endbestand − Anfangsbestand + Wareneinsatz
• Open to Buy (Einkaufslimit) = geplante Wareneingänge abzüglich des bereits bei Lieferanten bestellten Anteils

Wie funktioniert die Filial-GuV?

Jedes der 40 Kostenkonten kann einer von vier Regeln folgen, festgelegt je Format: Prozent vom Umsatz, EUR je Quadratmeter, EUR je Mitarbeiter (FTE) oder ein Festbetrag je Filiale. Flächenkosten folgen der Mietindexierung, Personalkosten der Lohninflation und Fixkosten der allgemeinen Kosteninflation. Eine Formel deckt alle vier Regeln ab; das Verhalten eines Kontos zu ändern ist eine Datenänderung.

Kosten der Zentrale und der Verteilzentren werden nach Umsatzanteil am Unternehmen auf die Filialen verteilt. Projektbudgets gehen zuerst nach Gewichtung an die Filialformate, dann nach Umsatzanteil im Format an die Filialen. Ergebnis ist eine GuV je Filiale und Periode, die sich zu Format, Region und Unternehmen summiert.

Was passiert in einem schwächeren Jahr?

Jahr 3	Base	Upside	Downside
Umsatz	2,92 Mrd. EUR	3,06 Mrd. EUR	2,59 Mrd. EUR
EBITDA	164,1 Mio. EUR	218,7 Mio. EUR	71,7 Mio. EUR
EBITDA-Marge	5,6 %	7,2 %	2,8 %
Filialen zum Jahresende	240	240	224

Das Szenario Downside senkt das flächenbereinigte Mengenwachstum, erhöht Preisabschriften und Inventurdifferenzen, hebt Lohn-, Miet- und Kosteninflation an, verschiebt die Eröffnungen des ersten Jahres um acht Wochen und streicht die übrigen. Der Umsatz im Jahr 3 liegt 11 % unter Base, das EBITDA fällt aber um mehr als die Hälfte. Die Margen im Handel sind dünn: Wenige Punkte bei Preisabschriften und Kosteninflation entscheiden das Jahr. Das Szenario Upside bewirkt das Gegenteil: mehr Menge, weniger Abschriften und Inventurdifferenzen, mildere Kosteninflation und frühere Eröffnungen.

Wie prüft sich das Modell selbst?

• Umsatzbrücke: Der nach Warengruppe und Woche summierte Umsatz entspricht dem Umsatz in der Unternehmens-GuV
• Bestandsbrücke: Der Jahresendbestand nach Filiale entspricht dem Bestand nach Abteilung
• Bestandsuntergrenze: kein Endbestand unter null
• Kontenzuordnung: Jedes Konto erreicht eine Kostengruppe und einen GuV-Bereich
• Verteilungen: Verteilte Zentralkosten und Projektbudgets entsprechen dem Budgetierten

Das Dashboard zeigt PASS oder REVIEW je Szenario. Die kleinen Werte in den Verteilungsprüfungen, höchstens 67 EUR, sind Rundungen in den Verteilungsketten, deutlich innerhalb der Toleranz von 100 EUR.

Was ändert ein Modell statt vieler Dateien in der Praxis?

• Eine Änderung, eine Bearbeitung: Eine neue Bestandsregel oder Kostenmethode wird einmal geändert und gilt für jede Filiale, Warengruppe, Woche und jedes Szenario. In einem aufgeteilten Excel-Budget muss sie in jede Datei und jedes Blatt kopiert werden.
• Wachstum ohne Nacharbeit: Eine neue Filiale oder Warengruppe ist ein Element plus ihre Daten. Dieses Modell ist ohne neue Formel von 33 auf 500 Millionen Zellen gewachsen.
• Prüfbarkeit: Eine Prüferin oder ein Prüfer liest 127 benannte Formeln, nicht Millionen kopierter Zellen.
• Szenarien nebeneinander: Base, Upside und Downside sind eine Dimension desselben Modells, nicht drei Kopien der Arbeitsmappe.

Wenn Ihr Budget bereits auf viele verknüpfte Arbeitsmappen verteilt ist, lässt es sich als ein Modell neu aufbauen; siehe den Fall OYAK Beton (auf Englisch), bei dem mehr als 150 Tabellen in 10 Dateien zu einem einzigen Quantrix-Modell wurden.

Wie wurde dieses Modell erstellt?

Das Modell wurde aus einer Beschreibung in Alltagssprache mit unserem KI-Modellgenerator für Quantrix (Seite auf Englisch) erzeugt, nach unserem Regelwerk für die Modellierung, und von unseren Import-Skripten in Quantrix aufgebaut. Vor dem Aufbau lieferte eine unabhängige Nachrechnung die erwarteten Ergebnisse für jedes Szenario, und das Quantrix-Modell stimmte in allen drei Größen auf den Euro damit überein. Dieselbe Methode funktioniert für Ihre eigenen Filialen, Formate, Warenhierarchie und Ihren Kontenplan, auch auf Basis eines bestehenden Excel-Budgets, das der Generator als Vorlage nutzen kann: Er übernimmt die Logik, macht versteckte Annahmen sichtbar und ergänzt Prüfungen, die die Tabelle nicht hatte. Das Modell ist auf Englisch; die Namen von Matrizen, Kategorien und Elementen lassen sich umbenennen, zum Beispiel ins Deutsche, und die Formeln passen sich dabei automatisch an.

Was enthält das Modell nicht?

Es zeigt die Budgetplanung im Handel; es ist kein vollständiges Planungssystem für den Handel:

• Keine Bilanz und keine Kapitalflussrechnung
• Keine Zahlungsziele bei Lieferanten und kein Working Capital über den Bestand hinaus
• Keine Preis- und Aktionsplanung je Artikel; die Planung endet auf Warengruppenebene
• Keine Personaleinsatzplanung: Personalkosten folgen FTE und Lohnsätzen
• Keine Ist-Werte, kein Forecast und kein Soll-Ist-Vergleich
• Keine Schnittstelle zu ERP- oder Kassensystemen (Daten werden eingegeben oder aus Dateien geladen)
• Eine Währung (EUR)

Jeder dieser Punkte lässt sich im Modell ergänzen, weil seine Struktur und seine Formeln offen sind.

Das Modell mit Ihrer kostenlosen Testversion erhalten

Die Version mit 240 Filialen ist in der kostenlosen 30-Tage-Testversion von Quantrix enthalten. Fordern Sie die Testversion unten an, und wir senden Ihnen das Modell mit dem Download-Link. Wenn Sie es an Ihre eigenen Filialen und Konten angepasst, aus Ihrem aktuellen Excel-Budget aufgebaut oder ins Deutsche übersetzt haben möchten, schreiben Sie das in das Nachrichtenfeld.

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